3 problemas, 3 herramientas

Consultoría Estratégica

3 problemas, 3 herramientas

Lectura de 5 minutos

En todo tipo de empresas existen cientos de problemas. Cada problema tiene 2 vertientes, la sencilla es encontrar otro problema al problema y la difícil (pero eficiente) es identificar y accionar una solución.

Podemos definir que el solucionar un problema conlleva 3 caminos. El primero y más efectivo es identificar el problema desde la raíz, discutirlo y solucionarlo delegando una acción a un responsable con fecha límite de cumplimiento para lograr una efectiva resolución. El segundo camino comienza con la discusión del problema sin encontrarle solución o identificando superficialmente otros. Finalmente, el tercer camino, considerado el peor, consiste en no darles la importancia que merecen.

Típicamente, las empresas, en su mayoría las emergentes, optan de manera inconsciente por seguir el tercer camino, lo cual evidentemente representa un problema aun mayor. El día de hoy te sentirás identificado con algunos problemas que las empresas sufren, pero no te preocupes, en el presente artículo te explicaré de una manera sencilla algunas herramientas que te ayudarán a mitigarlos.

1. Rendición de cuentas deficiente. Responde a las siguientes preguntas:

  • ¿Te encuentras realizando actividades de más de dos puestos?
  • ¿Aún no tienes identificados los principales roles de tu puesto?
  • ¿Rindes cuentas a más de una persona?
  • ¿Rindes cuentas el día que cumples con tu responsabilidad?
  • ¿Se convocan reuniones improvisadas?
  • ¿No delegas o te delegan información de manera inespecífica o no clara?
  • ¿Sigues sin conocer cuándo y de qué forma podrás escalar dentro de la organización? 

Si respondiste que sí a tres o más preguntas, estás en serios problemas. La herramienta que te ayudará a generar una rendición de cuentas efectiva es el Organigrama de rendición de cuentas, el cual consiste en un régimen organizacional basado en una planeación anual que identifica la estructura ideal de tu empresa para lograr el cumplimiento efectivo de las metas.

¿Cómo construyo mi Organigrama de rendición de cuentas?

Sé paciente y sigue de manera ordenada los siguientes pasos:

Primero: Identifica la estructura correcta. Define los puestos necesarios de la empresa para cumplir con las metas proyectadas a un año. Si no has llevado a cabo una planeación anual, tenemos un problema más, pero no te desesperes que en Grupo Consultor EFE™ te podemos ayudar; contáctanos aquí.

Segundo: Deberás posicionar en el puesto correcto a la persona correcta. Sé muy consciente y objetivo al identificar a aquella persona que, además de ser productiva, también tenga la capacidad de asumir el puesto, lo entienda y lo desee. Si no tienes idea de cómo identificar a las personas correctas en los puestos correctos, puedes utilizar las herramientas que ponemos a tu alcance aquí.  

Tercero: Determina los 5 principales roles de cada puesto.

Cuarto: Valida lo siguiente. Es imperativo responder “sí” a las siguientes preguntas una vez concluido el proceso. 

  • ¿Es esta la estructura correcta?
  • ¿Todos tendrán el tiempo suficiente para lograrlo?
  • ¿Esta estructura nos llevará al siguiente nivel? 

Quinto: Actualiza el organigrama cada trimestre.

¡No te limites! Definir la estructura ideal de tu empresa llevará tiempo y requerirá un equipo bien enfocado.

Problema: Rendición de cuentas deficiente.

Solución: Organigrama de rendición de cuentas. 

2. Falta de seguimiento y productividad

Existen diferentes motivos por los cuales existe un seguimiento inadecuado y, en consecuencia, una productividad baja. Te daré algunos ejemplos.

  1. No existe un proceso comprobado de cómo hacer las cosas.
  2. Falta de motivación o apatía individual.
  3. Metas inalcanzables o inespecíficas.
  4. Delegación incorrecta del trabajo.
  5. Falta de un indicador cuantitativo que arroje resultados cualitativos para una toma de decisiones eficiente. 

El cuadro de indicadores es un histórico de 13 semanas en donde se analizan y definen los siguientes aspectos:

Responsable: Colaborador encargado del seguimiento y cumplimiento del cuantificable.

Cuantificable: Característica cualitativa que se analizará durante 13 semanas.

Meta: Carácter cuantitativo que acumule la meta de 13 semanas.

Meta semanal: Carácter cuantitativo que acumule la meta semanal.

Diferencia: Carácter cuantitativo formulado que específica el diferencia positiva o negativa de la meta principal.

División semanal: Espacio donde se registra el carácter cuantitativo alcanzado. 

Te preguntarás ¿Por qué 13 semanas? 13 semanas = 3 meses = 90 días. Se conoce que 90 días es el tiempo estándar en el que el ser humano se enfoca al 100% en una meta. Deduce lo demás.

Necesitarás un Cuadro de Indicadores organizacional, departamental y para cada uno de los equipos de trabajo. De esta manera, forzarás a que todos en la organización se hagan responsables del cumplimiento de un número. Esto les dará identidad como colaboradores, pues estarán sumando al cumplimiento organizacional y a su vez establecerán un seguimiento continuo que, de igual manera, generará productividad.

Problema: Falta de seguimiento y productividad

Solución: Cuadro de indicadores  

3. Estancamiento profesional – Delegar y elevar

Cualquier persona o empresa se enfrentará tarde o temprano con el fenómeno “Topando contra el techo”, que básicamente es un periodo de estancamiento por el cual, si aún no has pasado, debes estar preparado para evitar. Al toparse con este fenómeno, es imperativo identificar los periodos de revolución y evolución.

El periodo de revolución es aquel en donde no encontramos cómo escalar, sin embargo, continuamos trabajando en escalar al siguiente nivel. El segundo periodo tiene 3 vertientes: conseguimos escalar y evolucionar, nos estancamos o simplemente fallamos. Para que podamos identificar este fenómeno cuando se aproxime y podamos evolucionar al siguiente nivel es necesario delegar y elevar.

1. Enlista todas y cada una de las actividades que ejerces cotidianamente.

2. Toma una hoja y divídela en 4 diferentes cuadrantes.

  • El cuadrante A se titula: “Te gusta / Excelente”.
  • El cuadrante B se titula: “Te gusta / Bueno”.
  • El cuadrante C se titula: “No te gusta / Bueno”.
  • El cuadrante D se titula: “No te gusta / No eres Bueno”.

3. Vacía la lista del paso 1 en los cuadrantes donde cada actividad tenga mayor afinidad.

4. Enfócate en realizar las actividades de los cuadrantes A y B. Aquellas que te guste hacer y en las que tu desempeño sea bueno o excelente.

5. Delega aquellas actividades registradas en los cuadrantes C y D. Aquellas que ni te guste hacer ni seas excepcional haciendo.

6. Actualiza tu lista de manera trimestral.  

Problema: Estancamiento profesional

Solución: Delegar y elevar 

Existen más de 20 herramientas del Modelo de EOS que te permitirán expandir tus habilidades de liderazgo, mejorarán el clima y cultura laboral, perfeccionarán un seguimiento continuo e impulsarán una mentalidad de crecimiento y escalabilidad en todos tus colaboradores.

Las opiniones expresadas en este artículo son de exclusiva responsabilidad del autor y no necesariamente representan la opinión de Grupo Consultor EFE™️. 

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