EL MAPEO DE ACTIVIDADES, UNA OPORTUNIDAD DE MEJORA EN CUA...

EL MAPEO DE ACTIVIDADES, UNA OPORTUNIDAD DE MEJORA EN CUALQUIER PROCESO

Para iniciar este artículo me gustaría definir qué es un mapeo de procesos:

El mapeo de procesos es una actividad empírica que consiste en identificar y describir los procesos que operan en nuestra organización, es decir se basa en el conocimiento del funcionamiento general de una empresa.”

No fue hasta hace unos años que empecé a utilizar algunos softwares de diseño de procesos, sobre todo para administrar mis tiempos, organizar mis tareas y tener un mayor control de las actividades de mi día laboral e inclusive personal. Pero no fue hasta hace algunos meses que me metí de lleno a entender y comprender cómo utilizar un diagrama de flujo para mostrar el proceso que actualmente estábamos ejecutando en un proyecto importante dentro de la firma.

Gracias a la práctica, realizábamos el proceso correctamente, sin embargo, debo admitir que estábamos haciendo las cosas de forma robotizada y sobre la marcha. Fue entonces que decidimos crear todo el manual de procesos de este nuevo proyecto, con la única condición de que se mapeara el proceso. La verdad, nos encontramos realmente motivados mientras desarrollamos este manual, cuya principal finalidad es permitirnos entender cada paso, encontrar áreas de oportunidad y, sobre todo, capacitar a los nuevos miembros del equipo.

Representa un gran reto, especialmente para nosotros que no tenemos una carrera de ingeniería. En este caso, nuestro mapeo hace referencia a un mapeo operativo, el cual está enfocado en ubicar todas y cada una de las actividades que desarrollamos dentro del proyecto.

¿Cuáles son los beneficios que hasta el momento hemos percibido?

a) Mejora nuestra comunicación el poder mostrar visualmente de qué estamos hablando.

b) Detección de actividades designadas por cada miembro del equipo

c) Pensando en un futuro, la posibilidad de capacitar a nuevos miembros del equipo

d) Nos permite encontrar áreas de oportunidad/mejora dentro del proceso.

Es interesante ver cómo mientras vamos creando el proceso van surgiendo nuevas ideas, todo el equipo nos adentramos en el proceso y me parece increíble cómo es que la comunicación se mejora al tener de forma visual lo que está ocurriendo realmente y que no sólo sea una idea.

Otros beneficios del mapeo de procesos:

a) Mejores prácticas

b) Mejora el flujo de información entre las diferentes funciones

  c) Indicadores clave de desempeño

Querido lector:

Te hago la invitación a que te animes a darte tiempo para examinar algún proceso dentro de tu empresa u organización. Empieza por una actividad sencilla que no requiera de mucho tiempo y que tenga pocas actividades, te darás cuenta de cómo, mientras avances en tu proyecto, le verás su utilidad.

¡Aprendamos juntos!

Las opiniones expresadas en este artículo son de exclusiva responsabilidad del autor y no necesariamente representan la opinión de Grupo Consultor EFE™.

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