Etapas en el diseño de un programa de capacitación

La capacitación es una actividad primordial en las organizaciones porque permite mejorar la preparación de recursos humanos para desempeñar funciones eficientes de acuerdo con las tareas o actividades del cargo específico a desarrollar. Además, la capacitación es el medio a través del cual se busca alcanzar los objetivos organizacionales, cuyo diseño e implementación respondan a las situaciones que impiden el logro de las metas en determinado lapso.

Debido a la importancia de la capacitación y el derecho que tienen los trabajadores a recibirla, las organizaciones tienen el compromiso de impartir cursos en los cuales las personas obtengan los conocimientos, habilidades y aptitudes para desarrollar de manera competente su trabajo. Esto implica un gasto económico para la institución o empresa (contratación de instructores para diseñar e impartir los cursos, materiales, tiempo, etc.), muchas veces vista como una inversión innecesaria, ya que no se obtienen resultados a mediano plazo.

En ocasiones, se capacita en conocimientos, habilidades y actitudes con base en lo que el gerente de recursos humanos considera que se requiere formar al personal. En este caso, la “suposición” anula la detección de necesidades reales del contexto laboral en que se desempeña el trabajador y, por tanto, al finalizar la capacitación, se obtienen resultados negativos respecto a las situaciones o problemas latentes en la organización. Por ello, con base en mi experiencia pedagógica para elaborar adecuadamente el diseño de un programa de capacitación, se deben tomar en cuenta 3 etapas para proyectar correctamente una capacitación que nos garantice los resultados esperados:

1. Detección de necesidades de capacitación (DNC): Se realiza previo al diseño del programa. Su propósito es identificar las necesidades de formación en habilidades, conocimientos y actitudes que requieren los trabajadores. Este proceso implica varias etapas, de manera general:
1. Levantamiento de puesto (como referencia se podrían retomar los estándares de competencia establecidos por el CONOCER)
2. Elección y elaboración de técnicas de investigación (entrevistas, grupos focales, observación, estudio de caso)
3. Análisis de datos (cualitativo y cuantitativo)
4. Informe de resultados, los cuales son la base para fundamentar y estructurar el programa de capacitación. 
   La DNC es un proceso que toma tiempo, pero es la actividad fundamental para que el programa de capacitación permita reducir la brecha entre cómo ejecutan las personas su trabajo y cómo deberían desempeñarlo, con determinados conocimientos, habilidades y actitudes.
2. Desarrollo del fundamento teórico: Una vez que se detectan las necesidades de capacitación, se desarrolla el marco teórico sustento de la planeación de los cursos o talleres a impartir. Para esto, se realiza una exhaustiva investigación teórica sobre los temas a tratar en los cursos, de acuerdo con los resultados de la DNC. Por ejemplo, si se identifica deficiencia en la habilidad comunicativa entre trabajadores, supervisores y gerentes, y si la situación es que los trabajadores consideran que las indicaciones del supervisor no son claras y precisas, entonces, el curso tiene que abordar un tema que permita solventar esta necesidad, uno de ellos sería la comunicación asertiva.
   Asimismo, se define el modelo educativo para fundamentar la planeación de los cursos y el enfoque didáctico bajo el cual se dará la formación a los capacitados. Para ello, también se desarrolla la teoría, conceptos, principios y características del modelo educativo.
3. Planeación didáctica: En esta etapa, el instructor desarrolla la estructura del curso y define:
   • Número de sesiones, duración total y parcial
   • Objetivos general, particulares y específicos
   • Temario del curso
   • Actividades, materiales y tiempos didácticos
   • Tipos, momentos e instrumentos de evaluación  
   Es importante que el instructor realice la planeación del curso siguiendo la metodología específica del modelo educativo establecido en el marco teórico.

El diagnóstico (DNC) que se realiza previo a la toma de decisiones de capacitación permite formular correctamente las estrategias para realizar el diseño de un programa de capacitación, pertinente a las necesidades de capacitación, así como estructurar la formación de los trabajadores acorde a los problemas identificados, los cuales afectan el cumplimiento de metas y objetivos organizacionales. 

Una vez que se realiza lo anterior, es necesario seguir la misma línea directriz para la estructuración pedagógica del programa, es decir, que el desarrollo del marco teórico sea adecuado a los datos encontrados en la DNC y que la planeación de los cursos se ajuste al fundamento del marco teórico. Por tanto, las tres etapas a considerar en el diseño de un programa de capacitación mantienen una conexión directa y un orden específico, en caso de que una de ellas se omita en el proceso de la elaboración del programa, no será posible alcanzar el objetivo de la capacitación.

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