Guía Definitiva para hacer una Planeación de Negocios efectiva

Acerca de la Planeación de Negocios

La planeación de negocios o bien, la planeación estratégica, es una actividad fundamental mediante la cual una empresa o negocio define sus prioridades a mediano o largo plazo. Podemos interpretar esté tipo de herramienta como una hoja de ruta que guía las acciones y decisiones de la organización hacia generalmente su objetivo máximo (visión). Te guiaremos paso a paso a través del proceso de planeación; brindándote los conceptos y herramientas necesarias para que puedas desarrollar y accionar tu propio plan.

¿Por qué es importante definir un plan?

La importancia de la planeación radica en su capacidad de dar dirección, objetividad y enfoque al negocio. Los equipos de liderazgo tienden a definir metas de forma emocional y ambigua; afectando la rendición de cuentas y generación de resultados. Por tal motivo, utilizar este tipo de herramientas ayuda a clarificar, comunicar y especificar con mayor facilidad lo que queremos lograr. Considera tu plan estratégico como un mapa que te guía en un viaje; dirigiéndote y encaminándote hacia tu destino (objetivo).

Nuestro enfoque: Now-Where-How.

Nuestro enfoque para llevar a cabo una planeación efectiva se centra en el modelo "Now-Where-How". Este enfoque se divide en tres partes:

Now (Dónde estamos ahora): 
Comienza evaluando la situación actual de tu negocio. Esto implica analizar tus recursos, competencias, debilidades y fortalezas. Es como marcar tu punto de partida en el mapa.

Where (Dónde queremos estar):
Define claramente tus metas y objetivos en un plazo establecido. Esto es como elegir tu destino final en el mapa.

How (Cómo llegaremos allí):
Desarrolla estrategias y planes de acción para alcanzar tus objetivos. Estos son los caminos que te llevarán desde tu punto de partida hasta tu destino. 

Información requerida

“El conocimiento es poder” – Thomas Hobes (1658)

Parte esencial de desarrollar un plan de negocios efectivo es contar con la mejor información posible. Tener datos precisos y confiables es como disponer de un mapa detallado del destino al que quieres llegar. A continuación, una lista de los documentos y datos que recomendamos tener en preparación para su planeación:

a) Datos Financieros: Comienza por recopilar información financiera sólida sobre tu negocio. Esto incluye estados financieros, presupuestos, informes de ingresos y gastos, flujo de efectivo y cualquier otro dato que te ayude a comprender la salud financiera de tu empresa. Esta información es esencial para establecer objetivos claros y realistas.

b) Información de Mercado: Conoce a fondo tu mercado y tu industria. Investiga tendencias, oportunidades y amenazas. Esto te ayudará a determinar la demanda del mercado, el comportamiento del consumidor y la posición de tu empresa en relación con la competencia.

c) Benchmarking de Competidores: Analiza a tu competencia. ¿Qué están haciendo bien? ¿Dónde pueden mejorar? Conocer a tu competencia te permitirá identificar áreas en las que puedes destacarte y estrategias para mantenerte competitivo.

d) Feedback de Clientes: Escucha a tus clientes. Sus opiniones y comentarios son la clave para invaluables. Comprender sus necesidades y expectativas te ayudará a desarrollar productos o servicios que satisfagan sus deseos y a fomentar relaciones sólidas con los clientes.

e) Datos Internos y Desempeño Actual: Evalúa tus recursos y capacidades internas. Esto incluye revisar la eficiencia de tus procesos, el talento humano, la tecnología y otros activos. También analiza el desempeño actual de tu negocio en términos de ventas, costos y otros indicadores clave.

f) Factores Externos Relevantes: Considera factores externos que puedan impactar en tu negocio, como cambios en la regulación gubernamental, fluctuaciones económicas, tendencias tecnológicas o eventos inesperados, como pandemias. La identificación de estos factores te permite anticipar posibles desafíos y oportunidades. Entendemos que no siempre es posible contar con todos estos documentos, sin embargo, busquemos precisar de esta información en la medida de lo posible.

¿Cómo hacer una planeación efectiva?

Definir un plan estratégico requiere de enfoque, reflexión y acción. Esta guía está diseñada considerando el modelo "Now-Where-How”. Detallamos cada paso a continuación:

Now: Dónde estamos ahora.

Evaluación Interna: Comienza por examinar detenidamente tu negocio o proyecto tal como está en el presente. Identifica tus recursos, capacidades, fortalezas y debilidades. Este paso es esencial para comprender la posición actual de tu empresa en el mercado y en la industria.

Análisis Externo: Investiga y analiza el entorno externo. Esto incluye el mercado, la competencia, las tendencias y los factores que pueden influir en tu negocio. Considera las oportunidades y amenazas presentes en el entorno empresarial.

Establece una Línea Base: Utiliza la información recopilada para establecer tu línea base. Esta línea representa tu punto de partida y se convertirá en una referencia clave para medir el progreso a lo largo del tiempo.

Algunos puntos comúnmente considerados en la línea base son:

• Ingresos y Gastos: Ventas, costos operativos, gastos generales y cualquier pasivo relevante.
• Margen de Beneficio: Utilidad bruta, operativa, EBITDA. Compara tus márgenes con los de la competencia si es posible.
• Recursos Humanos: Número de empleados, rotación de personal, nivel de satisfacción. · Tecnología y Equipamiento: Maquinaria y equipo, software y cualquier tecnología relevante.
• Canales de Distribución: Por geografía, por tipo de venta (Física, digital, etc.)
• Procesos Internos: Errores, retrabajos o cualquier indicador que pueda darte una idea clara de la condición operativa el negocio.
• Satisfacción del cliente: Encuestas de satisfacción, comentarios y retroalimentación de los clientes.
• Lealtad del Cliente: Tasa de retención, frecuencia de compra, valor total del cliente.
• Cumplimiento Legal y Regulatorio: Muestra la posición del negocio en el tema.
• Innovación y Desarrollo: Capacidad de innovar y desarrollar nuevos productos o servicios.
• Clientes Potenciales: Mercado objetivo y tamaño potencial. ¿Hay oportunidades de crecimiento en otro segmento o con otro producto/servicio?
• Riesgos y Amenazas: Riesgos potenciales que podrían afectar tu negocio, como amenazas económicas, problemas de seguridad o factores externos imprevistos.
•  Fortalezas y Debilidades Internas: En redacciones concisas. Esto ayudará a comprender su posición actual.

Where: Dónde queremos estar.

Define la fecha límite: ¿Para cuándo quieres haber logrado todos tus objetivos? Generalmente se definen plazos de entre 3 meses y un año.

Proyecta tu línea base: ¿Qué debieron haber logrado para esa fecha? Proyecta los puntos que definieron en su línea base. Procura que los objetivos sean específicos, medibles, alcanzables y relevantes para el negocio. Toma en consideración tu visión estratégica al definir dichos objetivos.

How: Cómo llegaremos allí.

Desarrolla estrategias: Identifica las acciones clave y las iniciativas estratégicas que necesitas realizar. Estas estrategias deben ser coherentes con tus objetivos y tu análisis de la situación actual.

Asigna responsables: Define quién será responsable de cada tarea o iniciativa estratégica. La asignación de responsables ayuda a empoderar a los colaboradores, de tal manera que incrementa la probabilidad de cumplir sus objetivos. Es importante que solo asignes un responsable por tarea, independientemente del número de personas involucradas, ya que esto afecta directamente a su cumplimiento.

Plan de Implementación: Crea un plan de implementación detallado que incluya plazos, hitos y métricas de seguimiento. Este plan debe ser un documento vivo que se ajuste a medida que avanzas en la ejecución. Recuerda tomar en cuenta todos los recursos y presupuestos necesarios para implementar tus estrategias. Establece los controles necesarios para monitorear y evaluar tu avance a través del tiempo. Esto te permitirá identificar problemas y accionar de manera oportuna.

Esté modelo proporciona una estructura sólida para la planeación estratégica. Te ayuda a clarificar tu situación actual, definir tus metas a largo plazo y diseñar estrategias concretas para alcanzar esas metas. La ejecución efectiva de tu plan estratégico te llevará más cerca de tu visión de éxito.

Utiliza tu plan.

Un plan estratégico no es útil si se queda en el papel. Debes usarlo como una herramienta de toma de decisiones y como una guía constante para tus operaciones. A medida que avanzas, verifica tu progreso y ajusta tu plan según sea necesario.

Aquí algunos consejos para sacar el máximo provecho de tu plan:

•  Asegúrate de que todo tu equipo esté al tanto de lo que quieres lograr. Esto incluye a empleados, directivos y cualquier otra persona relevante dentro de tu organización. La comunicación es esencial para hacer que todos estén en la misma página. 
•  Sensibiliza a los colaboradores entorno a como su trabajo contribuye a las metas de la organización. Esto los ayudará a sentirse empoderados y con propósito.
•  Comprende que tu plan estratégico no es estático. Debe ser flexible y adaptarse a los cambios en el entorno empresarial. Si surgen nuevas oportunidades o amenazas, estás preparado para ajustar tus estrategias.

La planeación estratégica es un proceso valioso que te ayudará a alcanzar tus metas a largo plazo y a dar dirección a tu negocio. Siguiendo este enfoque y utilizando la información adecuada, estarás mejor preparado para el éxito. Recuerda que un plan de negocios no es una solución estática; debe evolucionar con tu negocio y adaptarse a los cambios en el entorno empresarial. Con esta guía, estás listo para empezar tu viaje hacia una planeación de negocios efectiva. ¡Mucho éxito y mantente enfocado!

La planeación estratégica es una herramienta poderosa para guiar tu negocio hacia el éxito. Al seguir estos pasos y utilizar tu plan de manera efectiva, estarás mejor preparado para enfrentar los desafíos que el mercado nos presenta; aprovechando las oportunidades presentes en tu camino. 

Para ayudarte en tu proceso de planeación, te ofrecemos uno de nuestros formatos gratuitos. Descárgalo y utilízalo como base.

Recuerda que la planeación de negocios es un proceso dinámico. A medida que tu negocio evoluciona y se desarrolla, tu plan también debe adaptarse. Periódicamente, revisa y actualiza tu plan para asegurarte de que siga siendo relevante y efectivo en relación a tus objetivos organizacionales. ¡Éxito en tu viaje y mantente enfocado!