Las 10 cosas que NO debes hacer si quieres lograr un Onboarding exitoso.

¿Te has preguntado por qué las personas abandonan sus empleos en los primeros meses o incluso en los primeros días? Si bien podemos encontrar diversos factores de gran influencia relacionados con lo anterior, en muchos de los casos se debe a la falta de claridad y acompañamiento para lograr que la persona se sienta integrada y con una visión clara del porqué está en la empresa, lo que se espera de ella y hacia dónde debe ir o podría llegar.

Seguro tú también recordarás o habrás escuchado de alguien que ha tenido un ingreso desastroso, dando como resultado el abandono prematuro del empleo o que la integración y adaptación al puesto se volviera sumamente difícil y poco motivador.

Algunas empresas cuentan con un proceso de selección altamente efectivo, pues como todos lo deseamos, centramos nuestros esfuerzos para sumar al mejor talento humano del mercado, pero, ¿nuestro proceso de onboarding es igualmente efectivo? Creo que en este punto vale la pena hacernos las siguientes preguntas fundamentales:

• ¿Mi proceso es un reflejo positivo de mi empresa?
• ¿Cuento con un proceso debidamente estructurado?
• ¿Mido y busco mejorar mi proceso constantemente?
• ¿Utilizo un formato y técnicas innovadoras?
• ¿Involucro a otras áreas?
• ¿Llevo un seguimiento y acercamiento constante con el personal de nuevo ingreso? 

Las anteriores son algunas preguntas que debemos tomar en cuenta si hemos detectado rotación temprana o buscamos la mejora continua del proceso.

Onboarding exitoso = mayor permanencia + altos niveles de satisfacción laboral + altos niveles de productividad

Recordemos que el candidato, desde un inicio, construye una expectativa positiva de lo que es la empresa y lo que será formar parte de ella, ya que esta expectativa, naturalmente, se va construyendo desde el proceso de selección, en donde se dan a conocer los aspectos más positivos de la empresa (la cultura, oportunidades de desarrollo, funciones del puesto, ambiente laboral, entre otros). Sin embargo, a muchos les pasa lo que a Cenicienta: el encanto desaparece poco tiempo después de haber iniciado el baile, es decir que, al ingresar, encuentran que la realidad sobre ese nuevo empleo es muy distinta a la que pensaban.

Es por eso que quiero compartirte las 10 cosas que NO debes hacer si quieres crear una gran experiencia de incorporación a tus nuevos colaboradores:

1. No contar con un proceso de onboarding establecido

Tenemos que partir de lo esencial: si como área de Recursos Humanos no tenemos establecido y debidamente estructurado nuestro proceso, no ofreceremos la debida seguridad, claridad y motivación a nuestros nuevos integrantes. Es importante diseñar un plan integral que contemple y administre la información según sea necesario y que contemple una curva de aprendizaje realista y amigable. 

2. No contar con un pre-onboarding

Si bien el proceso de onboarding inicia el primer día del colaborador, el pre-onboarding crea una experiencia más integral, pues contempla implementar acciones que disminuyan la incertidumbre de lo que será el primer día, lo que trae como beneficios suscitar su entusiasmo y entablar con él una relación previa al ingreso formal. 

3. Olvidarse de la logística

Lo improvisado se nota. Cuando no tenemos bien definidos los departamentos y personas a los que habrá que recurrir, las cosas que debemos solicitar (por ejemplo, generar la cuenta de correo institucional, preparar el escritorio, redactar los contratos) y otras tareas necesarias como planificar las actividades para la sesión del primer día, vuelve al proceso un verdadero caos tanto para el encargado del onboarding, como para el nuevo colaborador. 

4. Hacer que el colaborador pase desapercibido

Seguro alguna vez te sucedió a ti o a algún compañero que su ingreso a la empresa pasara desapercibido hasta pasado algún tiempo o el tener que presentarse por sí mismo con el resto de los compañeros. Sabemos que la manera más fácil de sentirnos parte de la empresa es cuando somos bien recibidos por quienes la integran. 

Tomar un tiempo para presentar al nuevo talento con el equipo o incluso asignarle un host, es decir, alguien que represente todo lo que se busca en un colaborador y que pueda guiarlo y facilitar que sea parte del círculo social, es altamente recomendado.

5. Utilizar formatos obsoletos

Las sesiones se vuelven aburridas, poco enriquecedoras y difíciles de digerir cuando únicamente nos enfocamos en hacerlas informativas y no incluimos actividades que hagan que el nuevo integrante conozca y aplique esos contenidos promoviendo la participación creativa y dinámica.

6. Saturar de información

Con relación al punto anterior, además de verse afectado el proceso con sesiones poco dinámicas, también es fácil cometer el error de no dosificar el contenido y esperar que en una sesión el nuevo integrante conozca todo sobre medidas de seguridad, cultura, reglamento, funciones de puesto, áreas y departamentos de la empresa, compañeros, etc. 

El proceso de onboarding NO debe durar sólo un día ni consiste en hablar de las generalidades de la empresa, es un proceso de aprendizaje y de integración progresivo.

7. No explicar funciones y expectativas

En muchas ocasiones, uno de los factores por los cuales un colaborador decide abandonar a la empresa durante las primeras semanas o meses es por la falta de claridad en sus funciones y lo que se espera de ellos y del puesto. Es fundamental tener debidamente claro y delimitado esto desde que se solicita la posición, contemplando los alcances y desarrollo para el puesto y la persona, así como las futuras necesidades de la empresa.

8. Restarle valor a la cultura organizacional

Un error en el proceso de onboarding puede ser no tocar el tema de la cultura organizacional y sólo enfocarse en entrenar para el puesto y otras generalidades al nuevo miembro de la empresa o el creer que con mencionar los valores, misión y visión, es suficiente. Es fundamental que el nuevo colaborador conozca la cultura, la entienda, la viva y la comparta.

9. No tener one-on-ones para conocer sus experiencias o necesidades

Hay situaciones o factores que, de haberse atendido a tiempo, posiblemente evitarían conflictos y aclararían situaciones o dudas. Debemos contemplar y estar preparados para llevar un seguimiento periódico con los colaboradores de nuevo ingreso, esto se facilita si se programan sesiones mensuales (one-on-ones) con el líder directo o con el especialista de Recursos Humanos. 

Estar al tanto de las necesidades particulares de los colaboradores y lo que ha significado la experiencia de formar parte de la empresa, puede ayudar a disminuir la rotación temprana.

10. No fomentar la convivencia con los compañeros de otras áreas

A veces, lo que puede desmotivar o hacer sentir incómodo a un nuevo colaborador es no sentir que forma parte de un equipo laboral y socialmente. Mientras más actividades y eventos que promuevan la convivencia y trabajo conjunto promuevas, será mayor el compromiso del nuevo integrante y mejor el ambiente laboral. 

Ahora ya sabes lo que no debes hacer si quieres que tus nuevos colaboradores vivan una experiencia memorable.

Haz de tu proceso algo eficaz, completo e innovador. ¡Mucho éxito!

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