Opciones para las empresas ante la suspensión de actividades no esenciales

Como acción extraordinaria para atender la emergencia sanitaria y mitigar la dispersión y transmisión del virus COVID-19, el pasado 31 de marzo de 2020 se publicó en el Diario Oficial de la Federación el acuerdo por el cual se estableció la suspensión general de actividades no esenciales en México durante el período del 30 de marzo al 30 de abril de 2020.

En dicho acuerdo, la Secretaría de Salud Pública definió de forma genérica las actividades consideradas como “esenciales” para atender la emergencia sanitaria, así como los sectores que se consideran fundamentales para la economía, mismos que podrán seguir funcionando bajo ciertos lineamientos.

En virtud de lo anterior, las empresas pueden ser objeto de visitas para la inspección de autoridades sanitarias y de trabajo, tanto federales como estatales (dependiendo de la actividad a la cual se dediquen). Por ello, las empresas deberán definir qué acciones preventivas deberán llevar a cabo ante la suspensión general de actividades no esenciales, es decir, deberán decidir entre una de las dos siguientes opciones:

A. Continuar operando.

En caso de que las empresas deban seguir operando, es importante que se tome a consideración lo siguiente: 

 1. Definir si sus actividades pueden encuadrar dentro de las siguientes “Actividades Esenciales”

a. Aquellas que son directamente necesarias para atender la emergencia sanitaria.

b. Las de los sectores fundamentales de la economía.

c. Aquellas que son necesarias para la conservación, mantenimiento y reparación de la infraestructura crítica que asegura la producción y distribución de servicios indispensables.

d. Empresas cuya suspensión pueda tener efecto irreversible para su operación (desde la perspectiva de su operación, como financiera).   

En algunos casos, es posible incluir empresas que formen parte de la cadena de suministro de otras pertenecientes al grupo de “actividades esenciales” (i.e. proveedores directos y algunos indirectos, servicios de distribución, transporte, logística, etc.).

2. En su caso, preparar y presentar el aviso correspondiente ante la Secretaría de Economía (aplicable a empresas de producción de acero, cemento y vidrio, y minas de carbón, así como aquellas que formen parte de sus respectivas cadenas de suministro).

3. Preparar los documentos e información necesarios para atender posibles inspecciones por parte de las autoridades sanitarias y del trabajo. Esta medida es de suma importancia para la continuación de la operación y para evitar la imposición de multas y sanciones por incumplimiento al Acuerdo, así como la clausura de la operación. Algunos aspectos que deben preverse:

a) ¿Qué información debo exigir al inspector?

b) ¿Qué información debe contener la Orden de Inspección para que pueda realizarse?

c) ¿Qué debe suceder si no se encuentra presente el Representante Legal?

d) ¿Qué información y documentos debo tener listos para mostrar al inspector?

Los inspectores tienen la facultad de tomar una determinación inmediata. Por ello, es sumamente importante elaborar y preparar adecuadamente los documentos que deberán presentarse a fin de justificar la continuación de la operación de la empresa.

De acuerdo con los criterios emitidos por las propias autoridades de salud y del trabajo, algunos de los documentos que los inspectores podrán requerir incluyen:

a) Acta constitutiva y reforma de estatutos.

b) Constancia de inscripción en el R.F.C.

c) Registro patronal ante el IMSS.

d) Contrato colectivo de trabajo.

e) Listas de trabajadores.

f) Descripción de los procesos productivos.

g) Contratos de prestación de servicios con proveedores de servicios de “outsourcing” e “insourcing” respecto al personal.

h) Motivos por los cuales la empresa se considera como esencial.

i) Motivos por los cuales se considera que, de suspender sus actividades, se ocasionaría un efecto irreversible para su continuación.

j) Contratos con los clientes que forman parte de actividades esenciales (incluyendo órdenes de compra, facturas y pagos respectivos), entre otros. 

Es altamente recomendable que las empresas que formen parte de la cadena de suministro de actividades esenciales cuenten con cartas originales emitidas por sus clientes, a fin de justificar la necesidad de continuar con sus actividades. Es de suma importancia cuidar la redacción de éstas para lograr el objetivo deseado. Además, las empresas deberán estar listas para justificar la relación contractual entre la compañía que opera el negocio y aquella(s) que le presta(n) servicios de subcontratación de personal, tanto en modalidad de “insourcing” como de “outsourcing”.

4. Identificar al personal que forme parte de los grupos vulnerables: Mayores de 60 años y personas con riesgo a desarrollar enfermedad grave y/o morir a causa de ella, mujeres embarazadas o en periodo de lactancia con hijos menores de 5 años, personas con discapacidad, personas con enfermedades crónicas no transmisibles (hipertensión arterial, pulmonar, insuficiencia renal, lupus, cáncer, diabetes mellitus, obesidad, insuficiencia hepática o metabólica, enfermedad cardiaca), o con algún padecimiento o tratamiento farmacológico que les genere supresión del sistema inmunológico.

5. En los casos en que sea necesario reducir la operación, es posible implementar medidas a fin de reducir los costos laborales con la finalidad de evitar despidos, tales como paros técnicos, reducción de jornada, implementación de jornadas flexibles y de trabajo remoto (“home office”), utilización anticipada de días de vacaciones, entre otros. Por lo que, en cualquiera de estos casos, es indispensable elaborar y celebrar convenios por escrito con los trabajadores a fin de reducir los riesgos legales que conlleva su implementación. 

6. Cumplir con los lineamientos preventivos y prácticas ordenadas por las autoridades sanitarias a fin de evitar el contagio y propagación del virus COVID-19 (evitar aglomeraciones de más de 50 personas, implementar protocolos de higiene personal y normas para el saludo de personas, proveer material sanitario, fijar señalamientos, entre otras).

B. Suspender actividades

  1. En este caso, es legalmente posible pagar a los trabajadores un salario mínimo general por cada día de suspensión (sin que pueda exceder de un mes), o cualquier porcentaje por debajo del 100% del salario (Fundamento: Fracción IV del Artículo 429 de la Ley Federal del Trabajo). 

   2. No obstante, la implementación de esta medida conlleva ciertos riesgos. Particularmente (i) posibles conflictos con los trabajadores, en especial por la información infundada que ha emitido al respecto el Gobierno Federal; y (ii) la posibilidad de multas impuestas por las autoridades administrativas del trabajo, aún y cuando existe fundamento legal suficiente para implementar esta medida.

Por ello, es importante hacer un análisis “caso por caso” para determinar la conveniencia y, en su caso, la forma en que debe aplicarse la suspensión. De suspenderse las relaciones laborales, es altamente recomendable elaborar y celebrar convenios por escrito con los trabajadores, a fin de reducir los riesgos legales inherentes. 

3. Dependiendo de la actividad de la empresa y de las características de cada puesto, es posible continuar con ciertas actividades que resulten esenciales para la subsistencia y continuación del negocio durante el periodo de suspensión (i.e. preparación y dispersión de la nómina, pago de bienes y servicios que no sea posible interrumpir, preparación y presentación de declaraciones de impuestos y de informes para autoridades, etc.). Esto siempre y cuando no implique la asistencia de los empleados al centro de trabajo (estas actividades deben llevarse a cabo de manera remota bajo la modalidad “home office”. Para ello es indispensable elaborar y celebrar un convenio por escrito. 

Es importante mantenerse actualizado y tener conocimiento sobre las medidas implementadas con la llegada del COVID-19, por esto te invitamos a visitar nuestra página y leer nuestros artículos sobre el tema. Si tienes dudas y necesitas atencion personalizada, no dudes en contactarnos. 

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