¿Qué tal tus reuniones de trabajo?

Seguramente en tu empresa o en la que laboras existen diversos problemas, es normal, todas sin excepción cuentan con conflictos o asuntos sin resolver. Ahora, antes de convocar una reunión esporádica y perder algunas horas para discutiendo conflictos sin llegar a una solución, dedícale 5 minutos a este artículo, seguramente te será de utilidad. Si en este momento crees que no existe la “fórmula” o “pasos a seguir” para lograr reuniones efectivas de trabajo, por favor sigue leyendo…

La gran mayoría de las empresas, con algunas excepciones, suelen convocar o realizar reuniones “rápidas” o “de 15 minutos” que en un porcentaje muy pequeño suelen resolver conflictos o tomar algún tipo de decisión. Hoy en día, el mundo de los negocios funciona de una manera acelerada y, por ende, es necesario que todos hagamos valer nuestro tiempo e invertirlo en cuestiones que realmente sean de valor. Por ello, las reuniones laborales deberían de ser directas, rápidas y cumplir con el propósito de reportar información, alinear a los equipos, identificar conflictos o asuntos y tomar decisiones para la mejora continua de la empresa.

¿Cómo logramos esto?

Antes de poderte explicar cómo tener reuniones de este tipo, es necesario que contestes las siguientes preguntas:

• ¿Tienes agendada una reunión anual con tu equipo de trabajo?

• ¿Tienes agendadas reuniones trimestrales con tu equipo de trabajo?

• ¿Tienes agendadas reuniones semanales con tu equipo de trabajo?

• ¿Sabes quiénes deben asistir a tus reuniones?

• ¿Todos llegan puntuales?

• ¿Todos traen asuntos por resolver a la mesa?

• ¿Todos traen consigo los avances de la semana?

• ¿Son a la misma hora?

• ¿Mismo día de la semana?

• ¿Empiezan a tiempo?

• ¿Terminan a tiempo?

• ¿Siguen una agenda ordenada? 

En efecto, si tu respuesta fue “no” en cualquiera de las preguntas anteriores, evidentemente tienes un problema. Todas las empresas trabajan con base en metas propuestas, en una primera instancia lo idóneo sería que todas las empresas tuvieran un “Panorama a 3 Años” que hace referencia al “¿Cómo debería lucir la empresa?” en esa cantidad de tiempo en cuanto a infraestructura, número de empleados, ingresos, utilidad, avances tecnológicos, alianzas comerciales, convenios, entre otras cuestiones. Con base en ese panorama, las empresas desarrollan un “Plan a 1 Año” en donde, de una manera más específica, se delimitan cuantificables y métricas en las que se tomarán en cuenta las principales metas propuestas.

En un segundo plano, podremos categorizar las metas anuales por orden de importancia y acotarlas en reuniones trimestrales. Dato curioso: ¿sabías que el ser humano promedio puede estar enfocado en una serie de metas por un lapso de 90 días? Por esto es que es más sencillo acotar las metas anuales en 4 trimestres que en 12 meses. Ahora, para poder saber si estamos en la ruta correcta hacia nuestras metas trimestrales es necesario manejar algún tipo de reunión entre el trimestre para conocer qué tan lejos o cerca estamos con el cumplimiento de las metas.

Ahora sí, ¿cómo logramos esto?

Del Modelo de EOS, te compartiré una de las herramientas más valiosas: la Reunión Nivel 10. El propósito de esta reunión es mantener a todo el equipo en la misma página en periodos cortos y resolver conflictos de una manera efectiva. La modalidad de esta agenda es semanal y debe de realizarse en todos los niveles de la organización. Recuerda, la reunión debe de comenzar a tiempo.

 1. En un inicio, además de romper el hielo con la transición, tendrás que “reportar” y para ello, en una primera instancia de manera breve y directa, deberás analizar tus métricas o cuantificables e identificar cuáles están desalineadas para después solucionarlas.

2. Analizarás tus metas trimestrales o “rocas” e identificarás cuáles están desalineadas para después solucionarlas.

3. Reconocerás cuestiones positivas y negativas de clientes y empleados e identificarás conflictos para después solucionarlos.

4. Revisarás las tareas de la semana de cada participante de la reunión e identificarás las que no se hayan cumplido para después solucionarlas.

5. Una vez que hayas terminado el “reporteo”, comenzarás a trabajar en los conflictos/asuntos/cuestiones que solucionarás después de manera directa, sin irse por la tangente, concentrados en resolver conflictos y con una hora de margen. Tendrás el tiempo suficiente para identificar la causa raíz de cada problema, discutir posibles soluciones y delegar acciones específicas que lo eliminen.

6. Antes de concluir tu reunión, recapitula todas las diferentes tareas o acciones que se delegaron para resolver los conflictos con los que el equipo y tú se encontraron.

7. Analiza el tipo de mensaje que comunicarás a un cliente o empleado, ya sea negativo o positivo.

8. Por último, califica tu reunión, cada semana serán mejores. Recuerda, la reunión debe concluir a tiempo.

Así como la Reunión Nivel 10, existen más de 20 herramientas del Modelo de EOS que:

• Expandirán tus habilidades de liderazgo.

• Mejorarán el clima y cultura laboral de tu empresa.

• Producirán una rendición de cuentas efectiva.

• Generarán una mentalidad de crecimiento para todos tus colaboradores.  

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Las opiniones expresadas en este artículo son de exclusiva responsabilidad del autor y no necesariamente representan la opinión de Grupo Consultor EFE™.