LA IMPORTANCIA DE MANTENER AL DÍA TUS LIBROS SOCIETARIOS.

Hoy en día son más las pequeñas y medianas empresas que, para el mejor funcionamiento de su negocio, poder explotar su objeto social y poner al alcance del publico sus productos o servicios, han empezado a implementar técnicas, manuales y procedimientos a fin de mapear y perfeccionar sus métodos, para que su operación se lleve a cabo con los más altos estándares de calidad.

Sin embargo, además de establecer estos mecanismos ¿te has preguntado si los acuerdos que toman los socios en tu empresa en el día a día o mediante sus asambleas se encuentran debidamente registradas en sus libros sociales? Pensemos en otro supuesto, en el cual por necesidades e intereses de los socios y de la propia empresa se llevan a cabo diversos aumentos de capital para financiar la operación y obtener beneficios internos y ante terceros, ¿Sabías que, como empresa debes de registrar estos movimientos en tu Libro de Variaciones de Capital? Por último y más importante; desde el momento en que tu empresa surgió a la vida jurídica, en caso de aquellas sociedades de capitales en donde su capital social se encuentra representado por acciones, ¿has llevado a cabo los registros y asientos en el libro de accionistas?, ¿sabes los requisitos que la Ley General de Sociedades Mercantiles te pide para hacerlo de forma correcta?

 Si bien es cierto que el prestar gran importancia a tu operación, a tus relaciones con clientes, a tu mercadotecnia a fin de poder generar ingresos es una de las principales metas en una sociedad, es de suma importancia tener en cuenta que el correcto registro y control de tus libros societarios constituye una base clave dentro de las buenas prácticas corporativas, y de cumplimiento.

Dicho lo anterior, es importante mencionar que, además de contar con un control y un seguimiento a tus modificaciones, acuerdos y de más, el contar con los libros societarios al día es una obligación que tienen todas las empresas que se constituyen bajo la normatividad mexicana, es decir, no es una opción; te encuentras obligado a contar con ellos.

¿Qué pasa si no tenemos un correcto control y cumplimiento en cuanto a las obligaciones en nuestros Libros Societarios? 

(i) Primeramente estamos incumpliendo lo establecido en la Ley y en los propios Estatutos Sociales.

(ii) Los administradores están incumpliendo con su obligación de control y correcto registro corporativo.

(iii) No existen herramientas que auxilien para la consulta y análisis de información cuando sea necesaria.

(iv) Pudiera ser el caso de que en el momento en el que una autoridad te requiera dichos libros, no puedas proporcionarle en tiempo y forma esa información e incurras en multas o sanciones administrativas. 

Es muy importante contar con un sistema mediante el cual se cumplan los requisitos que establece la ley para sociedades. Este, además de ser un mecanismo de control obligatorio, constituye una herramienta de orden corporativo sumamente importante. Se ha observado que las empresas que cumplen con estas obligaciones disminuyen en gran porcentaje el riesgo de incurrir en faltas o de desconocer qué ha pasado o pasa corporativamente dentro de la empresa.

Además de ser una obligación de tu órgano administrativo, es importante que los socios de una empresa estén al pendiente del cumplimiento de estas obligaciones, de mantener los libros actualizados, que en todo momento que resulte necesario se lleven a cabo los asientos correspondientes, y sobre todo, mantenerlos a salvo durante el tiempo de operación de la empresa y por un periodo de tiempo adicional después de su extinción. 

Asesorarte con profesionales del derecho que puedan resolver tus dudas en cuanto a tus Libros Societarios es de suma importancia. Se les recomienda a las empresas acercarse a un profesional y por lo menos auditar a su empresa en materia corporativa una vez al año a fin de cerciorarse que se encuentran al día con este tipo de obligaciones.

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