Una correcta detección de necesidades de capacitación

La semana pasada, realicé una encuesta a través de LinkedIn acerca de la importancia de la detección de necesidades de capacitación (DNC), lo cual es sumamente útil para que nuestro plan anual de capacitación tenga éxito. Recordemos que la necesidad en este contexto es la diferencia (brecha) entre lo que uno sabe y lo que debería saber, lo que sabe hacer y lo que debería hacer, lo que es y lo que debería ser. La pregunta de dicha encuesta fue: ¿Dónde encontramos esta información? Y las opciones eran:

• KPI´s
• Descripción de puestos
• Reglamento Interno de trabajo 

El 49% respondió que la información de la necesidad de capacitación la encontramos en KPI´S, el 51% que la encontramos en la descripción de puestos y nadie opinó que las necesidades las encontramos en el reglamento de trabajo.

Para poder hacer el análisis a profundidad de este ejercicio, me gustaría dar primero una definición de los conceptos de KPI´s y de descripción de puestos:

• KPI´s: Son métricas (datos) que nos permiten identificar claramente si un proceso está siendo bien o mal ejecutado. En palabras sencillas: miden el desempeño.
• Descripción de puestos: Es una herramienta que consiste en enumerar (enlistar) todas y cada una de las actividades, funciones y responsabilidades que una persona debe ejecutar en un determinado puesto de trabajo. 

Con los datos arrojados, puedo observar que, en primer lugar, no se tiene certeza al momento de saber qué es una necesidad real de capacitación y esto se da en aquellos profesionales que han votado por la opción de KPI´s. Esto pasa porque solo están enfocados en el resultado.

Ya sabemos que algo no está funcionado, pero, ¿qué es eso que no está funcionado en el proceso por lo cual no se están cumpliendo las metas?

• ¿Falta de comunicación?
• ¿Falta de conocimiento del proceso?
• ¿Falta de conocimiento del producto?
• ¿Falta de habilidad?
• ¿Falta de liderazgo? 

Si se elige una capacitación, basándonos solo y únicamente en los KPI´s, realmente no estarías capacitando, sino entreteniendo y no obtendrías los resultados deseados. De lo que se trata es de llegar a la raíz del problema.

Muy bien, si ya sabes que algo no funciona, ahora, tienes que ir a la descripción de puestos. Es aquí en donde encontrarás 3 puntos fundamentales que te permitirán encontrar tu necesidad real de capacitación:

1. La diferencia entre lo que el colaborador sabe y lo que debería saber.
2. La diferencia entre lo que sabe hacer y lo que debería hacer.
3. La diferencia entre lo que es y lo que debería ser (valores, responsabilidad). 

¿Cómo puedes detectar o encontrar esta información?

• Cuestionarios: Esta herramienta te permite investigar si el colaborador conoce el proceso, si hay dudas o áreas en las que opina o piensa diferente, a quién reporta, qué tiene que reportar, qué formato utiliza. Con esta información, podrás conocer la diferencia entre lo que el colaborador sabe y lo que debería saber. 
• Guía de observación: Esta herramienta se utiliza para conocer claramente todas y cada una de las actividades que el colaborador realiza durante la ejecución de sus actividades. Con esta información podrás conocer la diferencia entre lo que el colaborador sabe hacer y lo que debería hacer y la diferencia entre lo que es y lo que debería de ser. 
• Lista de cotejo: Te permite identificar claramente si el colaborador cumple o no cumple con todas y cada una de las actividades que debe realizar en su puesto de trabajo. Con esta información podrás conocer la diferencia entre lo que el colaborador sabe hacer y lo que debería hacer. 

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¡Aprendamos juntos!

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