3 problemas comunes en una empresa y 3 herramientas para solucionarlos.

En toda empresa surgen problemas diariamente, y la capacidad para abordarlos eficientemente se vuelve esencial. 

El camino más efectivo radica en identificar la raíz del problema, discutirlo y asignar responsabilidades con fechas límite claras para garantizar una solución efectiva.

A lo largo de este artículo, te proporcionaré 3 herramientas centradas en la resolución de problemas para ayudar a afrontar y mitigar los desafíos más comunes en las empresas.

1. Rendición de cuentas deficiente. 
Uno de los problemas comunes es la rendición de cuentas deficiente. Si te identificas con tres o más de las siguientes situaciones, estás enfrentando un problema significativo:

• Desarrollas actividades de más de dos puestos.
• No has identificado los roles principales de tu puesto.
• Rindes cuentas a más de una persona.
• Solo rindes cuentas cuando cumples con tu responsabilidad.
• Se convocan reuniones improvisadas.
• La delegación de información es inespecífica o poco clara.
• Desconoces cuándo y cómo podrás escalar dentro de la organización. 

La herramienta clave para abordar este problema es el "Organigrama de Rendición de Cuentas", un régimen organizacional basado en una planificación anual que identifica la estructura ideal de tu empresa para cumplir metas de manera efectiva.

Cómo construir tu Organigrama de Rendición de Cuentas:

• Identifica la estructura correcta: Define los puestos necesarios para cumplir con las metas proyectadas a un año.
• Posiciona a la persona correcta: Coloca a individuos productivos y capacitados en los puestos correspondientes. Sé muy consciente y objetivo al identificar a aquella persona que, además de ser productiva, también tenga la capacidad de asumir el puesto, lo entienda y lo desee.
• Determina los 5 principales roles de cada puesto.
• Valida la estructura: Asegúrate de que la estructura sea la correcta y conduzca al siguiente nivel.
• Actualiza el organigrama. Cada trimestre revisa el acomodo y los roles en tu organización junto con el resto del equipo de liderazgo, dense tiempo para discutir sobre la eficiencia del desempeño actual y cómo podría mejorar para cumplir con las metas de la empresa y satisfacer las necesidades de crecimiento personal de los colaboradores. Esto les dará espacio para poder hacer ajustes, en cuanto a posiciones o personas, cuando sea necesario. ¡No te limites! Definir la estructura ideal de tu empresa llevará tiempo y requerirá un equipo bien enfocado.
  
  

2. Falta de seguimiento y productividad

Existen diferentes motivos por los cuales existe un seguimiento inadecuado de las responsabilidades y tareas y, en consecuencia, una productividad baja. Te daré algunos ejemplos.

• No existe un proceso comprobado de cómo hacer las cosas.
• Falta de motivación o apatía individual.
• Metas inalcanzables o inespecíficas.
• Delegación incorrecta del trabajo.
• Falta de un indicador cuantitativo que arroje resultados cualitativos para una toma de decisiones eficiente. 

Un cuadro de indicadores, puede abordar este problema de baja productividad y seguimiento de una forma eficientemente.
El cuadro de indicadores es un histórico de 13 semanas en donde se analizan y definen los siguientes aspectos:

Responsable: Colaborador encargado del seguimiento y cumplimiento del cuantificable.

Cuantificable: Característica cualitativa que se analizará durante 13 semanas.

Meta: Carácter cuantitativo que acumule la meta de 13 semanas.

Meta semanal: Carácter cuantitativo que acumule la meta semanal.

Diferencia: Carácter cuantitativo formulado que específica el diferencia positiva o negativa de la meta principal.

División semanal: Espacio donde se registra el carácter cuantitativo alcanzado. 

Te preguntarás ¿Por qué 13 semanas?
13 semanas = 3 meses = 90 días. Muchos estudios han resuelto que 90 días es el tiempo estándar en el que el ser humano se enfoca al 100% en una meta.

Necesitarás un Cuadro de Indicadores organizacional, departamental y para cada uno de los equipos de trabajo. De esta manera, forzarás a que todos en la organización se hagan responsables del cumplimiento de un número. Esto les dará identidad como colaboradores, pues estarán sumando al cumplimiento organizacional y a su vez establecerán un seguimiento continuo que, de igual manera, generará productividad.

3. Estancamiento profesional – Delegar y elevar

Cualquier persona o empresa se enfrentará tarde o temprano con el fenómeno “Topando contra el techo”, que podemos definir como un periodo de estancamiento. Identificar a su vez los periodos de revolución y evolución es crucial para superar esta etapa. 

El periodo de revolución es aquel en donde no encontramos cómo escalar, sin embargo, continuamos trabajando en escalar al siguiente nivel. El segundo periodo tiene 3 vertientes: conseguimos escalar y evolucionar, nos estancamos o simplemente fallamos. Para que podamos identificar este fenómeno cuando se aproxime y podamos evolucionar al siguiente nivel es necesario delegar y elevar.

Pasos para Delegar y Elevar:

•  Enlista todas y cada una de las actividades que ejerces cotidianamente.
• Toma una hoja y divídela en 4 diferentes cuadrantes.
  - El cuadrante A se titula: “Me gusta / Soy Excelente”.
  - El cuadrante B se titula: “Me gusta / Soy Bueno”.
  - El cuadrante C se titula: “No me gusta / Soy Bueno”.
  - El cuadrante D se titula: “No me gusta / No soy Bueno”.
  
• Vacía la lista del paso 1 en los cuadrantes donde cada actividad tenga mayor afinidad.
• Una vez completo el cuadro, revisa las actividades que quedaron en cada cuadrante. Enfócate en realizar las actividades de los cuadrantes A y B, es decir aquellas que te guste hacer y en las que tu desempeño sea bueno o excelente.
• Delega aquellas actividades registradas en los cuadrantes C y D. Aquellas que ni te guste hacer ni seas excepcional haciendo.
• Actualiza tu lista de manera trimestral.  

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