5 buenas prácticas para un cierre de trimestre exitoso

Es común observar cómo algunos negocios dividen y distribuyen un año de trabajo en el calendario, ya sea que se basen en el año natural o fiscal, puedo asegurar que una gran parte de ellos lo hacen en cuartos o trimestres. Lo anterior, aunado a la falta de estrategia o acercamientos comunes, me lleva a preguntar lo siguiente:

¿Cómo lleva usted a cabo su planeación trimestral?

En Latinoamérica es muy común que la planeación estratégica se lleve principalmente de manera empírica, que no necesariamente está mal, sin embargo, puede suscitar un sinfín de problemas, entre ellos la inconsistencia, la inatención a los resultados y la falta de cumplimiento de objetivos. Es por ello que, en Grupo Consultor EFE™, nos hemos dado a la tarea de compartir las mejores prácticas que le permitirá concluir y empezar un nuevo trimestre con el pie derecho.

1. Preparativos

Previo a siquiera reunirse, es indispensable trabajar en toda la información que pudiera necesitarse a lo largo de la reunión, ya sea como medida para evaluar resultados o herramienta para enriquecer la toma de decisiones. Algunos puntos en preparación son:  

1. Estados financieros (Balance general, Estado de resultado, Flujo de efectivo, etc.)
2. Métricas comerciales (ventas, tasa de cierre, pipeline, etc.)
3. Métricas operativas (en industria: tiempo de ciclo, cumplimiento de plazos, costo medio de producción; en servicios: % plazos de entrega cumplidos, tickets promedio, horas de trabajo promedio)
4. Métricas financieras (CxC, CxP, flujo de caja, rentabilidad global, etc.)
5. Lista de asuntos (todos los problemas detectados en la organización en un solo lugar)
6. Lista de metas prospecto (ideas de objetivos potenciales para el trimestre alineados a los objetivos anuales) 

2. Agenda

Aquí es donde la mayoría fracasa. Al no contar con un acercamiento, metas y tiempos delimitados; es casi imposible llegar a un consenso, en especial cuando se trata de una sociedad formalmente constituida. Para evitar tales inconvenientes, el proceso EOS® nos ha traído la agenda definitiva, te la enseñamos a continuación:

1. Transición: un breve periodo que nos ayuda a establecer expectativas y entrar en “modo junta”.
2. Revisión del trimestre anterior: sección donde evaluamos resultados (OJO: solo evaluar, eviten las discusiones innecesarias).
3. Establecimiento de metas para el siguiente trimestre: sección donde rescatamos el trabajo previo para definir las siguientes prioridades.
4. Resolución de asuntos: en esta parte, nos enfocamos en atacar los problemas de manera proactiva, solucionándolos de la mejor manera. PRO TIP: A lo largo de la reunión, podrán detectar problemas o inquietudes adicionales, este es el momento de sacarlos a flote.
5. Conclusión: Hagan un resumen del trabajo realizado, comenten si se cumplieron sus expectativas y califiquen la sesión (esto último les permitirá tener un pulso de su reunión y, por ende, un punto de partida para su mejora).

3. Mediación

El rol de mediador generalmente es tomado por el dueño, director general, socio director, etc., sin embargo, existen muchas razones por las cuales esto no es una buena práctica, entre ellas destaca la visión sesgada del mediador, que en su forma más grave puede inclinar la toma de decisiones hacia ciertas iniciativas que pueden no estar en los mejores intereses de la empresa.  

Además, siempre es recomendable contar con la participación de un externo calificado que permita llegar a soluciones imparciales y alineadas a los mejores intereses de la misma. Un ejemplo de un tercero calificado puede ser un consejero, consultor o facilitador.

A través del Sistema Operativo Empresarial (EOS®) contamos con un equipo de mediadores ampliamente calificados para llevar su reunión trimestral al siguiente nivel.

4. Metas

Recordemos que las metas o prioridades que se definan en a lo largo de la reunión deberán estar alineadas a los objetivos de la organización a un año. Una vez que definamos dichos objetivos, procedemos a revisar que estos cumplan con los lineamientos S.M.A.R.T. 

5. Amarrándolo todo

Una vez finalizada la agenda, es indispensable asegurarnos de que todos entiendan lo acordado y su papel en el cumplimiento de dicho plan. De no ser así, caeremos nuevamente en los problemas que mencionábamos al inicio.

Últimos pensamientos

Entendemos que cada organización es diferente, con metas y objetivos distintos, sin embargo, le aseguro que tomar estos breves consejos, sin importar el giro o industria en el que se encuentre, le permitirá elevar el valor estratégico de sus decisiones, al igual que los resultados de su negocio.  

Si desea conocer más acerca del proceso EOS®, lo invito a visitar nuestra página o contáctenos para agendar una reunión virtual en la que discutamos las necesidades específicas de su organización.

Manténganse enfocados.

Las opiniones expresadas en este artículo son de exclusiva responsabilidad del autor y no necesariamente representan la opinión de Grupo Consultor EFE™.