Cómo evitar los fraudes contables

Los fraudes contables están relacionados con la alteración de datos y de documentos, con la finalidad de ocultar información o aplicación de criterios que distorsionan la realidad económica de una entidad vía la presentación errónea de estados financieros en perjuicio de los accionistas o de terceras personas y en beneficio de alguien o de algunas personas.

Pareciera sencilla la detección del fraude, sin embargo, en la práctica esto puede ser complejo y cuando se descubre es porque la o las personas involucradas se equivocaron y quedó en evidencia el fraude cometido.

Otra situación puede ser que se descubra, producto del resultado de la intervención de la auditoría externa o en el mejor de los casos, que los procedimientos de control interno de la organización lo detectaron.

El riesgo de no detectar un fraude en una auditoría externa es crítico, ya que el fraude puede implicar colusión, falsificación, omisiones deliberadas, manifestaciones intencionadamente erróneas o la elusión del control interno.

En otras palabras, la mayoría de las veces, los fraudes son cometidos por la asociación de varias personas, lo cual involucra que existe un acuerdo de ocultar o alterar la información y debido a esta alteración, las conclusiones sean equivocadas y se acepte como bueno algo que deliberadamente está mal preparado con el ánimo de engañar.

Recomendaciones para evitar casos de fraude:

Las recomendaciones para evitar los fraudes deben atenderse sin excepción y, no manifestar que por existir confianza con las personas que trabajan en la compañía no existen o es imposible que existan fraudes.

Producto de la experiencia de ejercer la profesión de la auditoría por varios años, es que los fraudes los han cometido las personas de mayor confianza en la organización y participan varias personas que tienen diferentes roles de trabajo en cada organización, de esa cuenta, una de las recomendaciones que normalmente hacemos es que la confianza debe demostrarse y comprobarse.

No basta con afirmar que por la amistad que se tiene, o por los muchos años de trabajar para la compañía, las personas no cometerían un fraude, al extremo que, en los casos de secuestro está comprobado que el o los que participan son las personas más cercanas o de mayor confianza a los afectados.

Éstas son 9 normas de control interno básicas para evitar los fraudes es definir y respetar las políticas de control:

1. Deben practicarse arqueos de efectivo a todas las personas que tienen a su cargo el control del dinero.
2. Frecuentemente debe evaluarse si los valores asignados a las cajas chicas son los adecuados o disponen de más efectivo que lo que realmente necesitan.
3. Los reportes diarios de ventas deben estar documentados, separando ventas al crédito, ventas de contado, cobros de cuentas por cobrar, ventas con tarjeta de crédito y adjuntar los depósitos bancarios de todo el efectivo diariamente.
4. Los accesos a las cuentas bancarias deben estar restringidos y cambiar frecuentemente las claves de acceso y mensualmente deben elaborarse las conciliaciones bancarias.
5. Frecuentemente deben practicarse conteos físicos de inventarios considerando que todo faltante debe ser descontado al responsable de su custodia.
6. La cuenta por cobrar y la cuenta por pagar debe ser arqueada mensualmente.
7. La presentación de los estados financieros debe ser oportuna, mes con mes debe definirse una fecha de presentación y deben acompañarse las integraciones de todas las cuentas del balance de situación, considerando que las integraciones de cuenta no deben ser movimientos de cuentas, es decir, cargos y abonos. Éstos deben identificar concretamente los valores, a qué activo corresponde o a qué pasivo pendiente de pago se tiene a la fecha de presentación de la información contable.
8. Revisar anualmente el cuadro de cuentas que se utiliza en la compañía para registrar las transacciones contables. Revisar los ajustes que se han efectuado en la contabilidad, la frecuencia y valor de los faltantes en los conteos físicos de inventarios.
9. Verificar la rotación de los inventarios, conjuntamente con los faltantes de efectivo si los hubiera y discutirlos para corregirlos, revisar el envío y recepción del correo corporativo, entre otras medidas para evitar la comisión de un fraude.